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Drei Wege mit Gnote Ordnung in Ihr Leben zu bringen

Werden Sie organisiert! Wir zeigen Ihnen 3 Möglichkeiten, um Ihr Leben zu ordnen und eine persönliche Datenbank mit Gnote aufzubauen.

Gnote sollte sich vorinstalliert in Ihrer Fedora-Installation befinden, deshalb geben wir hier keine Installationsanleitung. Um mit Gnote zu beginnen, klicken Sie einfach auf das gelbe Post-it-Zettel-Symbol, das sich auf Ihrem Desktop-Panel befindet.

1. Tägliche und übergeordnete Notizen erstellen

Sie haben vielleicht einige Bücher über Selbstorganisation gelesen, wie z.B. Gettings Things Done von David Allen, das für das Führen von Listen all Ihrer geplanten Aufgaben plädiert. Wie ich selber erfahren musste, ist ein Problem dieses Vorgehens, dass Sie am Ende ein paar sehr lange Listen haben werden, die nur schon demotivierend sind anzuschauen - all das Zeug auf einer großen, lange Liste kann überfordernd sein.

Mit Gnote können Sie allerdings eine umfassende (und lange) "To-Do" Master-Liste, eine 'Warte auf'-Liste für Aufgaben, bei denen Sie auf die Aktionen von anderen Menschen warten, und eine 'Irgendwann'-Liste für Aufgaben, die Sie gerne einmal machen würden - und Sie können daraus auch Tages-Listen erstellen, die einen kleinen, überschaubaren Bruchteil Ihrer Master-Liste beinhalten. Dies kann weit weniger demotivierend sein, weil Sie separat gespeicherte Aufgaben Ihrer Masterliste bearbeiten ohne die überwältigende Anzahl aller Aufgaben zu sehen, die Sie heute nicht eingeplant haben!

Erstellen Sie Ihre 3 Haupt-Notizlisten

Zuerst einmal wollen Sie alle Ihre Aufgabenlisten Ihres bestehenden Ablagesystems übertragen: "Haupt-Aufgaben", "Irgendwann", "Warten auf ..." - Vielleicht von Ihrem Papier-Notizbuch - Erstellen Sie für jede Liste eine Gnote-Notiz. Wenn Sie noch keine Liste führen, finden Sie hier eine grundlegende Anleitung.

  • Gehen Sie durch alle Ihre Notizen, E-Mails, Papiere und Gehirnwindungen und notieren Sie alles, was Sie erledigen müssen. Lebensmittel, Projekte bei der Arbeit, zu erledigende Telefonanrufe - alles ist gleichberechtigt. Schreiben Sie alles in einer Gnote-Liste nieder; betiteln Sie diese Notiz mit "Master To-Do-Liste". Ich empfehle ein Aufzählungsformat - fügen Sie einfach ein "*"-Zeichen vor dem ersten Eintrag der Notiz ein und drücken Sie Enter um mit dem nächsten Punkt weiterzufahren.
  • Erstellen Sie zwei weitere Gnote-Notizen, eine beititelt mit "Irgendwann To-Do-Liste" und eine mit "Warte auf To-Do-Liste".
  • Beginnen Sie nun Ihre Liste Eintrag um Eintrag durchzugehen. Bei jedem Punkt entscheiden Sie zwischen Aufgaben, die Sie in unmittelbarer Zukunft erledigen müssen, Dingen, die Sie gerne erledigen möchten, aber noch keine unmittelbaren Pläne haben und Aufgaben, bei denen Sie beteiligt sind, diese aber derzeit in fremden Händen liegen.
  • Entfernen Sie Aufgaben, für die Sie keine unmittelbaren Pläne haben, von der "Master-To-Do-Liste" und fügen Sie diese in die "Irgendwann-To-Do-Liste" ein.
  • Entfernen Sie Aufgaben, bei denen Sie auf jemand anderen warten, von der "Master-To-Do-Liste" und fügen Sie diese der To-Do-Liste "Warte auf" hinzu.

Jetzt haben Sie drei Haupt Master-To-Do-Listen!

Tagesablauf

Hier ist ein täglicher Ablauf, den Sie benutzen können, damit dieses System funktioniert!

  1. Erstellen Sie zu Beginn des Tages eine neue Notiz und setzen Sie das aktuelle Datum ein, z.B. sieht das Namensformat, das ich gerne verwende, so aus: "To Do:8 Nov 2010".
  2. Öffnen Sie Ihre "Master-To-Do-Liste" und wählen Sie eine oder zwei Aufgaben, die Sie heute erledigen möchten. Kopieren Sie diese in die heutige To-Do-Liste.
  3. Öffnen Sie Ihre "Warte auf"-To-Do-Liste und wählen Sie eine oder zwei Aufgaben, bei denen Sie denken, dass Sie heute daran arbeiten können. Falls Joe Ihren Vorschlag seit zwei Wochen auf seinem Tisch hat, könnte jetzt eine gute Gelegenheit sein, ihn daran zu erinnern.
  4. Versuchen Sie im Verlaufe des Tages an den Aufgaben zu arbeiten, die Sie sich gesetzt haben. Wenn Sie Aufgaben erledigt haben, heben Sie diese hervor und drücken Sie Ctrl+S, um sie von Ihrer Liste zu streichen.
  5. Es gibt immer wieder Dinge außerhalb unseres täglichen Pläne und manchmal müssen wir unsere gesetzten Ziele aufgeben und uns um diese umso dringlicheren, unvorhersehbaren Aufgaben kümmern. Machen Sie sich darüber keine Sorgen!
  6. Am Ende des Tages notieren Sie die Aufgaben, an denen Sie abgesehen der Aufgaben Ihrer To-Do-Liste gearbeitet haben. Erstellen Sie eine neue To-Do-Liste für morgen, und kopieren Sie alle Aufgaben, die Sie heute nicht fertiggestellt haben. Streichen Sie auch alle Aufgaben von Ihrer "Master To-Do Liste", die Sie heute abgeschlossen haben.

Sie können alle diese Listen immer sichtbar in der Gnote Notizen-Liste anzeigen, indem Sie auf das kleine Reißzwecke-Icon daneben klicken. Tägliche To-do-Listen mit Gnote zu führen ist eine praktische Möglichkeit am Ende der Woche zu überprüfen, was Sie alles erreicht haben. Es macht es Ihnen leicht, wöchentliche Statusberichte zu schreiben, wenn Ihr Job dies erfordert.

2. Räumen Sie die Notizzettel auf Ihrem Schreibtisch auf!

Reißen Sie alle herunter! Genau! Sammeln Sie alle Ihre Haftnotizen, Zettel und Notizen, die Sie auf die Rückseite anderer Papiere geschrieben haben, und machen Sie daraus einen Haufen. Transkribieren Sie jedes Stück Papier in eine neue digitale Gnote. Jetzt ist Ihr Schreibtisch viel ordentlicher, und Sie können alle Ihre Notizen einfach durchsuchen.

Notizen durchsuchen

Klicken Sie auf das Gnote-Icon im Schreibtisch-Panel und wählen Sie im Menü Alle Notizen durchsuchen. Sie können alle Ihre Notizen oder Notizen eines spezifischen "Notizbuches" durchsuchen.

3. Erstellen Sie grossartige Sitzungsprotokolle und versenden Sie diese!

Gewöhnen Sie sich an, für jedes Meeting, an dem Sie teilnehmen, eine neue Gnote-Notiz zu erstellen und Sie werden bald über eine Datenbank aller Sitzungen verfügen, an denen Sie teilgenommen haben. Ich empfehle Ihnen den Sitzungsbetreff in der Betreffzeile und das Datum des Treffens in den Titel der Notiz einzufügen.

Wollen Sie ein Held sein für Ihre Kolleginnen und Meeting-Teilnehmer? Ihr Sitzungsprotokoll können Sie ganz einfach als HTML- oder PDF-Datei exportieren und per Email versenden.

Nach HTML exportieren
  • Öffnen Sie Ihre Sitzungsprotokoll-Notiz.
  • Klicken Sie auf die "Werkzeug"-Symbol in der Symbolleiste oberhalb der Notiz.
  • Wählen Sie "HTML-Export" im Menü.

Ich empfehle das Speichern des HTML-Exports auf Ihren Desktop, dann können Sie auf dem Desktop mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, und "Senden an" im Popup-Menü wählen, um es per E-Mail zu senden.

Ihre Notiz als PDF speichern
  • Öffnen Sie Ihre Sitzungsprotokoll-Notiz.
  • Klicken Sie auf die "Werkzeug"-Symbol in der Symbolleiste oberhalb der Notiz.
  • Wählen sie 'Print' im Menü
  • Wählen Sie im Druckdialog-Fenster oberhalb der Druckerliste "In Datei drucken".
  • Geben Sie Ihrer PDF-Datei mit dem Feld "Name:" einen Dateinamen und klicken Sie auf den "PDF"-Button auf der rechten Seite.
  • Wählen Sie beim Dialogfenster "In Ordner sichern:" einen Ordner aus, um die PDF-Datei abzuspeichern und klicken Sie den "Drucken"-Button, um das PDF zu erstellen.

Um die PDF-Datei per Email zu versenden, empfehle ich ebenfalls das Dokument zuerst auf Ihren Desktop zu sichern. Dann können Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken und im Kontextmenü "Senden an" wählen.

Weitere Tipps zu Gnote

Hier ein paar weitere Vorschläge, um Ihr Leben mit Gnote zu organisieren:

  • Eventplanung: Jede Web- oder E-Mail-Adresse, die Sie in eine Notiz einfügen wird zu einem klickbaren Link. Wenn Sie, sagen wir, einen Saal für eine Veranstaltung buchen möchten, können Sie eine Notiz von möglichen Orten samt Telefonnummern und Web-Adressen anlegen. Wenn Sie diese dann anrufen, können Sie direkt Notizen ergänzen und Sie haben, während Sie sprechen, schnellen und einfachen Zugriff auf deren Website, um Aussagen zu überprüfen.
  • Einkaufslisten: Erstellen Sie während der Woche eine laufende "Einkaufsliste". Ergänzen Sie Ihre Liste laufend, sobald etwas knapp wird oder mit Zutaten eines Rezepts, das Sie ausprobieren möchten. Wenn Sie nun in den Supermarkt gehen, drucken Sie einfach die Liste aus und nehmen diese mit.
  • Persönliche Empfehlungen: Freunde empfehlen immer mal wieder Restaurants, lesenswerte Bücher, sehenswerte Filme - aber wenn es dann soweit ist, auszugehen, in die Bibliothek zu gehen oder einen Film auszusuchen, kann ich mich nie mehr an diese Empfehlungen erinnern. Nun nicht mehr! Ich habe in Gnote "To Try"-Listen in einer Vielzahl an Kategorien - Restaurants, Bücher, Filme, Reiseziele, Rezepte, Musik-Alben - und in diesen Augenblicken, wo ich mir nicht sicher bin, was ich ausprobieren soll, konsultiere ich eine dieser Listen.

Geniessen und teilen!

Jetzt haben Sie eine Anleitung erhalten, um mit Gnote gut organisiert zu werden und zu bleiben. Viel Spaß und bitte geben Sie diese Tipps an andere weiter!

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