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3 formas de organizar su vida gracias a Gnote

¡Organícese! Aquí le enseñamos tres maneras de hacerlo, y crear una base de datos personal con Gnote.

Gnote debería venir preinstalado con su distribución de Fedora, de modo que no hemos incluido instrucciones de instalación aquí. Para comenzar a utilizar Gnote, simplemente haga click en el ícono que notas adhesivas en su escritorio.

1. Mantenga listas de quehaceres diarias y maestras

Puede que haya leído algunos libros sobre organización personal, como Getting Things Done escrito por David Allen, que propone mantener listas de todas las tareas que tiene por delante. Un problema que algunos hemos experimentado usando el sistema de Getting Things Done es que puedes terminar con un puñado de listas enormes que resultan desalentadoras tan sólo de mirarlas - todas esas cosas en una gigantesca lista puede ser abrumador.

Aprovechando Gnote, sin embargo, usted puede usar una lista maestra inclusiva (y larga) de pendientes, una lista 'Esperando por' de tareas que está esperando que otras personas aborden para continuar usted, y otras listas como 'Algún día' o 'Interesantes' de ideas que le gustaría hacer en algún momento - y puede guardar también listas de tareas diarias que permitan digerir en pequeños trozos sus listas de tareas maestras. Esto puede ser mucho mejor, menos agobiante, porque está terminando tareas tomadas de su lista maestra (guardada aparte), ¡pero de una manera que te mantiene a salvo de la abrumadora cantidad de tareas que no ha agendado para el día de hoy!

Preparando sus 3 listas maestras de pendientes

Lo que necesitará es primero transcribir alguna de sus listas: a) por-hacer; b) esperando-por; c) algún-día; desde su sistema actual de archivado, tal vez un cuaderno de papel - y crear una nota de Gnote para cada una. Si no tiene ninguna lista preexistente, este es un procedimiento para crearlas:

  • Busque en cualesquier notas, correos, y otros documentos que puede tener, y en su cerebro, y escriba todo lo que tiene por hacer. Verduras, proyectos en el trabajo, llamadas telefónicas pendientes - todo cabe. Escriba todo en una sola nota de Gnote; nómbrela "Lista Maestra de Pendientes". Recomendamos usar un formato de lista con viñetas - simplemente añada un asterisco "*" antes de su primer entrada en la nota, y presione Enter para continuar a su siguiente entrada.
  • Inicie dos notas Gnote más, una titulada, "Algún día lo haré", y otra más titulada "En espera".
  • Comience a manejar su lista entrada-por-entrada, para cada entrada, decida si es algo que necesita hacer de inmediato, algo que le gustaría hacer pero no tiene planes inmediatos para acometerlo, y cosas en las que está involucrado pero están en manos de alguien más en este momento.
  • Para entradas para las que no tiene planes inmediatos para que sea hecho, recórtelas de la lista maestra de pendientes, y cópielas en la lista sin fechas definidas.
  • Para entradas para las que no espera que alguien más termine algo para continuar con ellas, recórtelas de la lista maestra, y cópielas en la lista de "Esperando por".

¡Ahora tienes tres listas principales de tareas!

Labores cotidianas

¡Aquí hay un flujo diario de trabajo que puede usar para que el sistema GTD funcione!

  1. Al principio del día, cree una nueva nota y ponga le fecha en ella. Por ejemplo, un formato de nombre que podría usar es: "Por Hacer: 2 de Enero de 2010".
  2. Abra la nota que alberga su lista maestra de pendientes, y elija una o dos entradas que piensa que puede terminar hoy. Cópielos en la lista "Por Hacer" de hoy.
  3. Abra la nota con su lista de "Esperando por" y elija una o dos entradas que piensa que podría abordar hoy. Si José ha tenido esa propuesta en su escritorio por dos semanas, ¡ahora podría ser un buen momento para recordarle que espera que lo revise!
  4. Conforme avance el día, intente trabajar en las entradas que ha elegido. Conforme vaya terminando, resalte la entrada y presione Control+S para marcarla como hecha en su lista.
  5. Algunas cosas fuera de sus planes diarios se presentarán, y algunas veces tenemos que abandonar el plan y atender estos asuntos más urgentes e impredecibles. ¡No se preocupe por ello!
  6. Al final del día, anote todo lo que ha logrado o ha atendido, estando fuera de sus planes. Abra una nota en blanco "Por Hacer" para el día siguiente y copie las entradas que no terminó el día de hoy, y además márquelas en su lista maestra de pendientes.

Puede mantener estas listas siempre visibles en la lista de tareas de Gnote, presionando el pequeño ícono de tachuela, próximo a ellas en la lista. Manejar listas de pendientes en forma cotidiana, es una útil manera de revisar lo que ha logrado al final de la semana. Y facilita escribir reportes semanales de avance si su trabajo lo requiere.

2. ¡Elimine todas esas notas adhesivas de su escritorio!

¡Quítelas todas! ¡Eso está muy bien! Reúna todas sus notas adhesivas, trozos de papel, notas escritas al reverso de otros papeles, y haga una pila con ellas. Una a una, transcriba el contenido de cada trozo de papel, en una nueva nota digital de Gnote. Ahora su escritorio está mucho más elegante y puede además hacer búsquedas a través de todas sus notas.

Buscar entre todas sus notas

Presione en el ícono de su panel de escritorio, y elija Buscar en todas las notas en el menú. Puede buscar a través de todas sus notas o solamente notas en un específico 'Cuaderno'.

3. ¡Mantenga grandiosas minutas de reunión y envíelas!

Hágase el hábito de abrir una nueva nota de Gnote para cada reunión que ha asistido y pronto tendrá una base de datos para todas las reuniones a las que ha asistido. Le recomendamos usar el asunto y la fecha de la reunión en el título de la nota.

¿Quiere ser un héroe para sus compañeros de reunión? Puede fácilmente exportar sus minutas de reunión a HTML o PDF y enviarlas en un correo.

Exportación a HTML
  • Abra su nota de la minuta.
  • Pulse en el icono con el engrane en la barra de herramientas de la nota, en la parte superior de esta.
  • Elija «Exportar a HTML» en el menú.

Le recomendamos guardar el archivo HTML en la carpeta de escritorio, luego ir al Escritorio y usando el menú contextual (click derecho sobre el archivo) elegir "Enviar a ", para enviarlo por correo.

Guardar su nota como un PDF
  • Abra su nota de la minuta.
  • Pulse en el icono con el engrane en la barra de herramientas de la nota, en la parte superior de esta.
  • Elija «Imprimir» en el menú.
  • En el diálogo de Imprimir que aparece, elija "Imprimir a archivo" al final de la lista de impresoras.
  • Elija un nombre para su PDF en el campo "Nombre:" y presione el botón "PDF" a su derecha.
  • Elija una carpeta para guardar el PDF en el campo "Guardar en carpeta:" y elija el botón "Imprimir" para crear el PDF.

Para enviar por correo el PDF, puede guardarlo también en su escritorio, y usando el menú contextual enviarlo por correo mediante la opción "Enviar a".

Más consejos para Gnote

Aquí hay algunas sugerencias más para organizar su vida con Gnote:

  • Planeación de eventos: Cualesquier direcciones de correo o de páginas web que pegue en una nota, se convertirán en enlaces útiles. Supongamos que intenta organizar una sala de recepción para un evento, puede crear una nota de posibles lugares, reunir sus números de teléfono y direcciones web en un sólo lugar, luego puedes llamarles, hacer anotaciones sin salirte de la nota misma, y tener un rápido y fácil acceso su sitio web para revisarlo mientras charlas.
  • Listas de compras: A través de la semana, conforme notas que te estás quedando sin ingredientes que necesitarás para algunas recetas que intentarás, añádelas a una nota 'Lista de Compras'. Cuando estés listo para ir al supermercado, simplemente imprímela y llévala contigo.
  • Recomendaciones de almacenamiento: Las amistades siempre recomiendan restaurantes que visitar, libros que leer, películas que ver, pero cuando es hora de ir a comer, o a la librería, o elegir una película, a menudo no podemos recordar sus recomendaciones. ¡No más! También puedes tener una lista "Para probar" en una variedad de categorías en Gnote - restaurantes, libros, películas, viajes, recetas, álbumes de música - y cuando no estés seguro de que probar, mirar una de esas listas.

¡Disfrute y comparta!

Ahora tienes un plan para organizarte y seguir así con Gnote. ¡Diviértete y asegúrate de compartir estos consejos con otros!

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