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3 manières de vous simplifier la vie en utilisant Gnote

Organisez-vous ! Voici 3 façons de vous simplifier la vie en construisant une base de donnée avec Gnote.

Gnote devrait déjà être installé sur votre Fedora. Nous n'avons donc pas inclus les instructions d'installation ici. Pour commencer à utiliser Gnote, cliquez simplement sur le petit post-it jaune qui apparaît dans le tableau de bord de votre bureau, comme montré ici.

1. Gérer deux listes de choses à faire : une journalière et une générale

Vous avez certainement lu des livres sur l'organisation comme Gettings Things Done par David Allen, qui vous invite à conserver des listes de choses à faire. L'un des problèmes que j'ai rencontré avec ce système est que vous terminez toujours par avoir de longues listes de choses à faire et que tout cela peut vite devenir démotivant. Avec une longue liste, on peut vite se sentir dépassé.

En utilisant Gnote, vous pouvez si vous le souhaitez utiliser une liste dense (et longue) de « liste des choses à faire », une liste de « liste des choses à faire en attente » qui contient les choses que vous attendez des différentes personnes et une liste « liste des choses à faire... un jour ». Vous pouvez également créer des listes quotidiennes de choses à faire pour alléger sensiblement vos listes plus denses. Cela peut devenir bien moins démotivant, parce que vous réalisez les tâches que vous avez isolées de votre liste principale et cela vous éloigne de la longue liste de choses sur lesquelles vous n'aviez pas prévu de travailler aujourd'hui.

Créer vos trois listes générales de choses à faire

Ce que vous voudrez faire en premier c'est importer vos listes actuelles depuis votre organisation actuelle. Depuis un cahier par exemple, puis de créer une note Gnote pour chaque. Si vous n'avez pas de liste pré-existante, voici comment les créer de manière très simple :

  • Parcourez vos notes papiers, vos courriels, votre tête et écrivez tout ce que vous devez faire. L'épicerie, les projets au travail, les appels téléphoniques à passer - tout peut être pris en compte. Mettez tout cela dans une seule note Gnote et appelez là « Liste générale de choses à faire ». Je vous recommande d'utiliser une liste à puces. Ajoutez simplement une « * » avant de saisir votre première note et appuyez sur « Entrée » pour continuer et passer à l'élément suivant.
  • Créez deux notes Gnote supplémentaires, l'une intitulé « Liste des choses à faire... un jour » et l'autre « Liste de choses à faire en attente ».
  • Parcourez votre liste, tâche par tâche. Pour chaque tâche, décidez s'il s'agit de quelque chose que vous devez faire dans un futur immédiat ou si vous aimeriez le faire mais sans connaître de date limite précise et les choses dont vous vous occupez mais qui sont la responsabilité de quelqu'un d'autre maintenant.
  • Supprimez les taches pour lesquelles vous n'avez pas de date précise de la « Liste générale de choses à faire » et copiez-les dans la note « Liste de choses à faire... un jour »
  • Pour les tâches où d'autres personnes sont impliquées et que vous attendez, supprimez-les de la liste « Liste générale de choses à faire » et coller les dans la note « Liste de choses à faire en attente ».

Maintenant vous avez trois listes générales de choses à faire !

Tâches quotidiennes

Voici une manière de gérer vos tâches quotidienne pour que ce système fonctionne !

  1. Au début de la journée, créez une nouvelle note et indiquez la date. Par exemple, j'aime bien utiliser le format « À faire : 8 nov. 2010 ».
  2. Ouvrez votre « Liste générale de choses à faire » et choisissez une ou deux tâches que vous pensez pouvoir accomplir aujourd'hui. Copiez-les dans la note du jour.
  3. Ouvrez votre liste « Liste de choses à faire en attente » et choisissez une ou deux tâches que vous pourriez gérer aujourdh'hui. Si Paul a cette proposition sur son bureau depuis deux semaines, il serait peut-être temps de lui rappeler d'y jeter un œil !
  4. Au fur et à mesure que la journée passe, essayez de travailler sur les tâches que vous vous êtes assignées. Une fois une tâche terminée, surlignez-la et pressez Ctrl+S pour la barrer de votre liste.
  5. Des événements en dehors de nos plannings quotidiens surviennent et nous devons parfois arrêter ce que nous faisons pour gérer une urgence ou un dossier imprévisible. Que cela ne vous inquiète pas !
  6. À la fin de la journée, barrez tout ce que vous avez accompli et conservez de ce que vous aviez prévu de réaliser durant votre journée. Créez une nouvelle liste pour le lendemain et copiez les éléments que vous n'avez pas accompli aujourd'hui dans cette nouvelle liste. Pour toutes les tâches que vous avez réalisées aujourd'hui, barrez-les de votre liste principale également.

Vous pouvez conserver ces listes toujours visibles dans la liste des notes Gnote en cliquant sur la petite icône en forme de punaise dans la liste. Conservez ces listes dans Gnote est une manière de pouvoir revenir sur ce que vous avez accompli durant la semaine et d'écrire vos rapports d'activités si votre direction le demande.

2. Nettoyez tous ces post-it de votre bureau !

Déchirez les toutes ! Rassemblez tous vos post-it, vos morceaux de papiers, les notes écrites sur du papier brouillon et faites une pile. Feuille par feuille, passez en revue les choses à faire écrites sur ces feuilles et transcrivez-les dans une nouvelle note Gnote. Votre bureau devient plus propre et mieux rangé au fur et à mesure que vous éliminez les listes de notes papier.

Recherchez dans vos notes

Cliquez sur l'icône Gnote depuis le tableau de bord de votre bureau et sélectionnez Chercher dans toutes les notes dans le menu. Vous pouvez effectuer une recherche dans toute vos notes ou simplement dans une catégorie de notes.

3. Prenez des notes durant vos réunions et partagez les !

Prenez l'habitude d'ouvrir une nouvelle note Gnote de toutes les réunions auxquelles vous assistez et vous aurez rapidement une base de données complète de toutes vos réunions. Je vous recommande de mentionner le titre de la réunion et la date de celle-ci dans le titre de la note.

Vous voulez passer pour un héro auprès de vos collègues ? Vous pouvez facilement exporter les comptes-rendus de vos réunions en html ou PDF et les envoyer par mail.

Exporter en HTML
  • Ouvrez la note des comptes-rendus de votre réunions.
  • Cliquez sur l'icône en forme de roue dans la barre d'outils en haut de la note.
  • Sélectionnez « Exporter en HTML » depuis le menu.

Je vous recommande de sauvegarder en HTML sur votre bureau, puis de vous rendre sur votre bureau, de faire un clic droit sur le document et de sélectionner « Envoyez-vers » depuis le menu pour l'envoyer par courriel.

Enregistrer vos notes en PDF
  • Ouvrez la note des comptes-rendus de votre réunions.
  • Cliquez sur l'icône en forme de roue dans la barre d'outils en haut de la note.
  • Sélectionnez « Imprimer » depuis le menu.
  • Dans la fenêtre Imprimer qui est apparu, sélectionnez « Imprimer dans un fichier » en haut de la liste des imprimantes.
  • Précisez le nom du fichier PDF dans le champ « Nom : » et cliquez sur le bouton radio « PDF » sur la droite.
  • Choisissez un dossier dans lequel sauvegarder votre fichier PDF depuis le champ « Enregistrer dans le dossier » puis cliquez sur le bouton «Imprimer » pour créer votre PDF.

Pour envoyer votre PDF par mail, de la même manière, je vous recommande d'enregistrer votre fichier sur votre bureau, de faire un clic droit sur celui-ci et de choisir « Envoyez-vers » depuis le menu.

Davantage d'astuces pour Gnote

Voici quelques suggestions pour organiser votre vie avec Gnote :

  • Planification d'événements : toutes les adresses internet ou les adresses de courriel que vous saisirez dans une note deviendront des liens cliquables. Par exemple, si vous recherchez une salle de réception pour un événement, vous pouvez créer une note avec tous les endroits possibles, récupérer leur numéro de téléphone et leur adresse internet à un seul endroit. Au fur et à mesure que vous les appelez, vous pouvez prendre des notes sur chacun d'eux et accéder facilement à leur site internet.
  • Liste de courses : tout au long de la semaine, quand vous vous rendez compte que vous manquez de quelque chose et qu'il vous manque un ingrédient pour une recette que vous voulez essayer, ajouter le à une votre liste de courses. Une fois que vous êtes sur le point d'aller au supermarché, imprimez votre liste !
  • Enregistrer les recommandations : les amis sont toujours prompts à recommander des restaurants, des livres ou des films, mais lorsqu'il est temps de manger, d'aller à la bibliothèque ou de choisir un film, je ne me souviens jamais de ces recommandations. Plus maintenant ! Je garde mes listes « à essayer » dans plusieurs catégories avec Gnote (restaurants, livres, films, destinations de voyage, recettes ou albums de musique) et, lorsque je ne suis pas certain de ce que je vais essayer je regarde une de ces listes.

Amusez-vous et partagez !

Maintenant vous savez rester organiser en utilisant Gnote. Amusez-vous et n'hésitez pas à partager ces astuces autour de vous !

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