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3 formas de organizar sua vida usando Gnote

Organize-se! Aqui estão 3 maneiras de organizar a sua vida e construir uma base de dados pessoal com Gnote.

O Gnote deve vir pré-instalado na sua instalação do Fedora, pelo que não incluímos aqui instruções de instalação. Para começar a usar o Gnote, basta clicar sobre o ícone do post-it amarelo que aparece no seu painel do ambiente de trabalho, como aqui mostrado.

1. Manter e gerir listas diárias de Tarefas

Pode ter lido alguns livros sobre organização pessoal, como Gettings Things Done de David Allen, que defendem a manutenção de listas de todas as tarefas que temos em mãos. Um problema que tive ao usar o sistema defendido em Getting Things Done é que acabamos com algumas longas listas que podem ser realmente desmotivadoras de analisar - todas aquelas coisas numa grande e longa lista podem ser avassaladoras.

Usando Gnote, no entanto, pode armazenar uma ampla (e longa) lista mestra 'Tarefas', uma completa lista de tarefas 'Em Espera' que está à espera que outras pessoas terminem, e uma lista de tarefas de 'Algum Dia' ou 'Tickler' que gostaria de fazer um dia - e que também pode armazenar diariamente listas de 'Tarefas' que terminam num pedaço muito pequeno e de fácil digestão de listas mestres maiores. Isto pode ser muito menos de desmotivador, porque está a realizar tarefas separadamente da sua lista mestre, armazenadas separadamente, mas de uma forma que o protege da enorme quantidade de tarefas que ainda não tenha realizado no trabalho de hoje!

Configurar as suas 3 principais listas mestras de tarefas

O deve fazer primeiro é transcrever qualquer uma das suas listas mestras de tarefas / em espera / qualquer dia do seu sistema de arquivo actual - talvez um caderno de papel - e criar uma nota no Gnote para cada uma. Se ainda não tiver nenhumas listas, aqui está um processo básico para criá-las:

  • Analise todas as notas, emails e documentos que possa ter, o seu cérebro, e anote tudo que o precisa fazer. Mercearias, projectos de trabalho, telefonemas para fazer - tudo serve. Anote tudo numa nota do Gnote; dê como título à nota "Lista Mestra de Tarefas". Recomendo usar um formato de lista com marcadores - basta adicionar um carácter "*" antes de sua primeira entrada na nota e pressionar Enter para continuar para o próximo item com marcador.
  • Crie mais duas notas no Gnote, uma intitulada "Lista de Tarefas de Qualquer Dia", e uma intitulada "Lista de Tarefas em Espera".
  • Comece por percorrer a sua lista item por item. Para cada item, decida se é algo que precisa fazer num futuro imediato, algo que gostaria de ter feito mas não tem necessidade imediata de realizar, ou se é algo em que está envolvido com mas que agora estão nas mãos de outra pessoa.
  • Para os itens que não tenha planos imediatos para concluir, retire-as da "Lista Mestra de Tarefas" so Gnote e coloque-os na nota "Lista de Tarefas de Algum Dia".
  • Para os itens que está à espera de alguém para continuar, retire-as da "Lista Mestra de Tarefas" do Gnote e coloque-os na nota "Lista de Tarefas em Espera".

Agora tem três listas de tarefas mestras principais!

Fluxo de trabalho diário

Aqui está um fluxo de trabalho diário que pode usar para fazer este sistema funcionar!

  1. No início do dia, crie uma nova nota e coloque a data. Por exemplo, o formato de data que gosto de usar é: "Tarefa: 8 de Novembro de 2010".
  2. Abra a sua nota da "Lista Mestra de Tarefas" e escolha um ou dois itens acha que pode realizar hoje. Copie-os para a nota de Tarefas de hoje.
  3. Abra a sua nota da "Lista de Tarefas em Espera" e escolha um ou dois itens que acha que poderia acompanhar hoje. Se o João tem aquela proposta na mesa desde à duas semanas, agora pode ser um bom momento para o lembrar que está à espera que ele a reveja!
  4. Á medida que o seu dia avança, tente trabalhar nos itens que definiu para si mesmo. Á medida que termine itens, destaque o item e pressione Ctrl+S para o riscar da sua lista.
  5. Coisas fora dos nossos planos diários surgem sempre, e às vezes temos de desistir do nosso plano e atender a essas questões imprevisíveis mais urgentes. Não se preocupe com isso!
  6. No final do dia, anote tudo que tenha realizado ou onde tenha gasto tempo fora do âmbito das tarefas que planeou para o dia. Crie uma nova nota de tarefas para amanhã e copie todos os itens que não realizou hoje para o seu plano de amanhã. Para todos os itens que completou hoje, risque-os, também, da sua "Lista Mestra de Tarefas".

Pode manter todas estas listas sempre visíveis na lista de notas do Gnote clicando no ícone do pionés ao lado deles na lista. Manter listas de tarefas diárias usando o Gnote é uma óptima maneira de rever o que conseguiu concretizar ao fim de uma semana, e torna mais fácil escrever relatórios semanais do estado, se o seu trabalho o exigir.

2. Limpe todos aqueles recados colados na sua secretária!

Rasgue-os todos! Isso mesmo! Reúna todos os seus recados, pedaços de papel, notas escritas nas costas de outros papéis e faça uma pilha. Um por um, passe por cada pedaço de papel e transcreva-o para um Gnote digital. Agora sua mesa está muito mais arrumada e pode pesquisar em todas as suas notas.

Pesquisar nas suas notas

Clique no ícone do Gnote no seu painel do ambiente de trabalho e seleccione no menu Procurar em todas as notas. Pode pesquisar em todas as suas notas ou apenas em notas de específico 'Livro de notas'.

3. Mantenha excelentes minutas de reuniões e envie-as!

Adquira o hábito de abrir uma nota do Gnote nova para cada reunião que frequenta e em breve terá uma base de dados de todas as reuniões que participou. Recomendo que use assunto e data da reunião no título da nota.

Quer ser um herói para os seus companheiros de reunião? Pode facilmente exportar as suas minutas das reuniões para HTML ou PDF e enviá-las por email.

Exportar para HTML
  • Abra a minuta de notas da reunião.
  • Clique no ícone 'engrenagem' na barra de ferramentas do topo da nota.
  • No menu seleccione 'Exportar para HTML'.

Recomendo guardar a exportação de HTML no seu ambiente de trabalho, de seguida, vá ao seu ambiente de trabalho, clique com o botão direito do rato no documento e seleccione "Enviar para" no menu para enviá-lo por email.

Guardar a sua nota como um ficheiro PDF
  • Abra a minuta de notas da reunião.
  • Clique no ícone 'engrenagem' na barra de ferramentas do topo da nota.
  • Seleccione 'Imprimir' no menu.
  • Na caixa de diálogo Imprimir que aparece, seleccione 'Imprimir para Ficheiro' no topo da lista de impressoras.
  • Preencha um nome para o PDF no campo 'Nome:' e clique no botão à direita 'PDF'.
  • Escolha uma pasta para guardar o PDF no diálogo 'Guardar na Pasta:' e clique no botão 'Imprimir' para criar o PDF.

Para enviar por email o PDF, recomendo que o guarde no seu ambiente de trabalho, vá no seu ambiente de trabalho, clique com o documento e seleccione 'Enviar para' no menu para enviá-lo por email.

Mais dicas do Gnote

Aqui estão mais algumas sugestões de maneiras de organizar a sua vida com Gnote:

  • Planeamento de Eventos: Todos os endereços web ou endereços de email que colar numa nota tornar-se-ão em ligações clicáveis. Se está, digamos, a tentar reservar uma sala de recepção para um evento, pode criar uma nota de lugares possíveis, reunir os seus números de telefone e endereços da web num só lugar, e assim que ligar para cada lugar, pode fazer anotações dentro da nota e ter acesso rápido e fácil ao seu sítio web para analisar à medida que fala.
  • Listas de Compras: Durante a semana, à medida que percebe que vai ficar sem itens ou que precisa de determinado item para um receita que quer experimentar, adicione-os a uma nota 'lista de compras'. Quando estiver pronto para ir ao supermercado, basta imprimir a lista e trazê-la consigo.
  • Recomendações de armazenamento: Os amigos estão sempre a recomendar restaurantes para experimentar, livros para ler, filmes para ver - mas quando é hora de comer, ir à biblioteca ou escolher um filme, nunca consigo lembrar essas recomendações. Nunca mais! Mantenho listas 'Para Experimentar' numa variedade de categorias no Gnote - restaurantes, livros, filmes, destinos de viagens, receitas, álbuns de música - e durante aqueles momentos em que não tenho certeza do que experimentar, pego numa dessas listas.

Aproveite e partilhe!

Agora tem um plano para ficar e se manter organizado usando o Gnote. Divirta-se e certifique-se que partilha estas dicas que aprendeu com os outros!

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