How to organize a FAD/es

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Esta página documenta cosas que los organizadores de un FAD deben pensar cuando se organice un evento.

Crear una página wiki

Hemos creado o una plantilla para ayudarte a organizar los detalles del FAD; se encuentra en Template:FAD.

Presupuesto

Esta es la primera prioridad rotunda. ¿Cuánto tiene que gastar? La respuesta a esta pregunta orienta todas las demás decisiones en el proceso. Usted probablemente deseará trabajar con el equipo Arquitectura de la Comunidad para resolver esto.

Fechas y Ubicación

Determine la ciudad en la que se realizará el evento, así como las fechas del mismo. ¿Será un evento de un día o de una semana? ¿Será inmediato a otro evento de Fedora, o independiente?

Recuerde: ¡nadie puede reservar el viaje hasta que conozcan las fechas y la ubicación!

Facilidades

Un FAD no debería requerir el mismo monto de equipamiento que un FUDCon. Dado que un FAD probablemente será en un lugar con entre 20 y 50 personas, es posible que una amplia salas de reuniones (o dos salones pequeños) con mesas, espacio de trabajo, y quizás una pizarra o un proyector erá suficiente.

Desde el punto de vista de equipamiento, considere las siguientes necesidades:

• espacio en una configuración útil
• proyectores
• alimentación para los dispositivos eléctricos que se utilizan
• acceso a internet
• señales para dirigir a la gente a las salones (coordinar con la demostración)
• pizarras

El acondicionamiento para todas estas cosas pueden costar dinero -- determínelo en el presupuesto.

Recursos

Clint Savage hizo algunos posters geniales para dirigir el tráfico a su FAD. Están previstos para ser impresos en 11"x17"

• fad-is-here.pdf
• fad-is-here-door2.pdf
• fad-is-here-door3.pdf

Ser algo estructurado

Durante el FAD, usted va a querer que la gente llegue y participe. Una forma fácil de confundirse y desorganizarse es ignorar el hecho de que la gente entrará y saldrá durante el día. Ordenarlos es la mejor forma de involucrarlos y mantener la cordura.

• Que alguien designado durante la FAD para ayudar a la gente que ingresa a conseguir las cosas que necesitan.
  • Muchos sólo querrán hacer preguntas u obtener el botín. Ayudarles en ese momento es importante.
  • Others will arrive for only part of the day. Getting them to the project they wish to participate quickly and efficiently is important.
• Have a sections or a schedule. It doesn't have to be rigid, but if people are planning on attending only one part or another of a FAD, knowing when to come can be very helpful.
  • Post this schedule outside the room so others can see it and join if they are walking by.
  • Make it easy for someone to get started. All they need is a few minutes and something to do.
• Have standard things to do for anyone who wants to participate
  • Package up FreeMedia and send it off
  • Build Ambassador Kits
  • Create Media Boxes (useful for the Fedora Booth at a conference or event)

Lodging

If the event will require a hotel, try to make a deal with a local hotel for a group rate. Depending on the size or nature of the event, it might be possible to rent a house for a weekend, if it has all of the other facilities that are required.

If you make a deal with a hotel for a block of rooms, allow people to sign up for rooms and roommates on the wiki, and indicate to people what the cost per person, per night, of the rooms in the hotel will be. If there are any subsidies available due to the budget, note that also.

Include directions for traveling from the hotel to the FAD location on the wiki.

Refreshments

You may want to think about refreshments for the attendees, as simple as snacks or beverages during the day to keep people from having to continually wander far away when they get hungry or thirsty. Make sure you get the cost estimates in advance and figure them in your budget. With a larger budget, consider bringing lunch to the event, so that people don't wander off and potentially not come back, or miss out on time that could be used for another session.

Social Event

Depending on your location, it might be fun to take a few hours to do some sort of fun activity that can build teamwork and a sense of community.