How to organize a Fedora event/es

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* Attend the [[Ambassadors/Meetings| monthly ambassadors meetings]] to find helping hands and promote your event.
 
* Attend the [[Ambassadors/Meetings| monthly ambassadors meetings]] to find helping hands and promote your event.
  
=== Accommodation ===
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=== Protocolo ===
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Personas encargadas de ayudar a realizar el evento.  Existen dos modalidades:
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* '''Presenciales:''' Apoyo en caso de entrega de papeles, buscan personas que los puedan ayudar, entre otros.
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* '''Virtuales:''' Manejan y programan las herramientas, difunden información, entre otros.
  
* Big events like [[FedoraEvents/LinuxTag| LinuxTag]]  have a duration of 4 daysThere has to be a person responsible for the accommodation aka is looking for a place to sleepThere are good reasons to stay at the same place because all ambassadors can eat together breakfast, it's easier to organize things for the leisure time, it helps save money and it's definitely more fun.
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=== Sede ===
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Lugar donde se va a realizar el eventoPueden que no tengan personas que los ayuden, o que no tienen ningún patrocinador; pero si existe un espacio, entonces existe un eventoA continuación se desgloza los roles para administrar la sede:
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* '''Personas:''' Son los asistentes que tendremos.  Incluye a los expositores, instaladores y desmostradores.
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* '''Espacio:''' Incluye el suministro eléctrico y el mobiliario (mesas y sillas).
  
=== Visuals ===
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=== Publicidad ===
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Es un trabajo en equipo en donde la meta es que se extienda la información del evento a la mayor cantidad de personas posibles.  El objetivo primordial es que no olviden el evento, por eso lo más importante es crear todo tipo de contenidos, creativos y profesionales, que te ayuden a eso.  Existen dos formas de trabajar la publicidad:
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* '''Impreso:''' Están las afiches y los volantes.  Si eres más arriesgado, botones, suéteres, bolígrafos, entre otros.
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* '''Digital:''' Banners, noticias, videos promocionales, noticias en redes sociales, entre otras ideas.
  
Please check the [[Logo/UsageGuidelines| Logo Usage Guidelines]] and ask logo@fedoraproject.org for a usage permission before using the Fedora [[Logo]] .
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=== Patrocinio ===
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A los patrocinadores les gusta ver que todo está practicamente organizado y ellos solo tienen que poner el mínimo esfuerzo para ayudar. Estamos claros que con los patrocinadores debe existir una relación mercantil que permita no solo una colaboración para con el evento, sino además una grata relación que nos ayude a contar con ellos el año siguiente.  Es más fácil mantener buenos patrocinadores que buscarlos; además de que mientras más patrocinadores acumules, más se sienten tentados a estar al lado de sus competidores.
  
* [[Artwork/MarketingCollateral#Posters| Posters]]
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'''NOTA:''' Es importante detallar, en la carta de patrocinio, las necesidades que se tienen, incluyendo órdenes de compra que sustenten esa necesidad.
* [[Marketing/StatisticsPoster| StatisticsPoster]]
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In western Europe are some textile banners available from [[FedoraEvents/LinuxTag/LinuxTag2007| LinuxTag 2007]] .
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== Durante el evento ==
  
=== Media and Flyers ===
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=== Recomendaciones ===
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* Mantener la seguridad.
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* Crear un registro de asistencia.
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* Tener un orden para el momento de las comidas y entrega de media.
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* Custodiar que los expositores se mantengan hidratados.
  
* [[Marketing/Flyer| Flyer]]
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== Después del evento ==
* Media
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=== Hardware ===
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=== Reporte ===
  
* If you have a small booth (only a small table), take your laptop with you and use it to show Fedora to the visitors.
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* Enviar un correo a la lista de correos de los embajadores.
* At larger booth you have the issue that you need more hardware especially larger TFTs.  A good solution is to check if there is a Red Hat office in this city and then ask the people there to help out with hardware.  This works very well.
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* Crear informes en los blogs y redes sociales.
* If needed, request an [[Event Box| Event Box]] by filing a ticket in the appropriate regional Trac instance, if there is an event box available in your region.
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* Actualizar la página de los Eventos Fedora.
  
=== Clothes ===
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==== Referencias ====
 
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* [http://tatica.org/2010/05/15/como-organizar-un-evento-y-no-morir-en-el-intento/?lang=es ¿Cómo organizar un evento y no morir en el intento?]
* The [[Polo Shirt| Ambassador Polo Shirt]]  is, of course if possible, the standard shirt for European events.  With this shirt there is a difference to other project.
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* [[ButtonUp| Ambassador ButtonUp]] is available in NA.
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* We suggest that all attendees wear the same shirt.  It's easier for the visitors to identify a representative of the booth this way.
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* Of course you are free in choice of your clothing but don't forget that you represent Fedora and not yourself.  At a event we are more salesmen than somebody else.
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=== Others ===
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* [[Business_cards|  Business cards]]
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* Prepare your [[Personal Event Box |Personal EventBox]].
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=== Report ===
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* Other ambassadors are always interested in your experience.  What was good or bad? Where is potential to improve something?
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* If you have, show us some pictures of the event.  This is a good resource to see how the booth layout was and the surroundings.
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* Join the [[Meetings| monthly ambassadors meetings]]  to recapitulate and answer open questions about the event.
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* Check [[Event reports| Reporting Guidelines]] to get help
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[[Category:Marketing]]
 
[[Category:Marketing]]
 
[[Category:Events]]
 
[[Category:Events]]
 
[[Category:Ambassadors]]
 
[[Category:Ambassadors]]

Revision as of 17:14, 10 February 2012

FedoraEvents Header EventN1.png


Contents

Recursos para los organizadores de eventos

Existe mucho por preparar antes de un evento. Esta guía busca ayudar a no olvidar alguna de estas partes.

¿Buscando ideas?

¿Cómo participar de un evento?

  • Visita la lista de Eventos Fedora y participa de uno existente y ya planeado para aprender cómo se deben hacer las cosas.

Organizando un evento

Primeros pasos

  • If you are involved in organizing an event for Fedora, please add it to the Fedora Events list, so others can easily find it.
  • It's a good idea to send an announcement to the ambassadors mailing list.
  • For the planning of an event we suggest that you setup up a wiki page with the event name as title and all relevant information. Take this template if you are not familiar with the wiki.
  • Attend the monthly ambassadors meetings to find helping hands and promote your event.

Protocolo

Personas encargadas de ayudar a realizar el evento. Existen dos modalidades:

  • Presenciales: Apoyo en caso de entrega de papeles, buscan personas que los puedan ayudar, entre otros.
  • Virtuales: Manejan y programan las herramientas, difunden información, entre otros.

Sede

Lugar donde se va a realizar el evento. Pueden que no tengan personas que los ayuden, o que no tienen ningún patrocinador; pero si existe un espacio, entonces existe un evento. A continuación se desgloza los roles para administrar la sede:

  • Personas: Son los asistentes que tendremos. Incluye a los expositores, instaladores y desmostradores.
  • Espacio: Incluye el suministro eléctrico y el mobiliario (mesas y sillas).

Publicidad

Es un trabajo en equipo en donde la meta es que se extienda la información del evento a la mayor cantidad de personas posibles. El objetivo primordial es que no olviden el evento, por eso lo más importante es crear todo tipo de contenidos, creativos y profesionales, que te ayuden a eso. Existen dos formas de trabajar la publicidad:

  • Impreso: Están las afiches y los volantes. Si eres más arriesgado, botones, suéteres, bolígrafos, entre otros.
  • Digital: Banners, noticias, videos promocionales, noticias en redes sociales, entre otras ideas.

Patrocinio

A los patrocinadores les gusta ver que todo está practicamente organizado y ellos solo tienen que poner el mínimo esfuerzo para ayudar. Estamos claros que con los patrocinadores debe existir una relación mercantil que permita no solo una colaboración para con el evento, sino además una grata relación que nos ayude a contar con ellos el año siguiente. Es más fácil mantener buenos patrocinadores que buscarlos; además de que mientras más patrocinadores acumules, más se sienten tentados a estar al lado de sus competidores.

NOTA: Es importante detallar, en la carta de patrocinio, las necesidades que se tienen, incluyendo órdenes de compra que sustenten esa necesidad.

Durante el evento

Recomendaciones

  • Mantener la seguridad.
  • Crear un registro de asistencia.
  • Tener un orden para el momento de las comidas y entrega de media.
  • Custodiar que los expositores se mantengan hidratados.

Después del evento

Reporte

  • Enviar un correo a la lista de correos de los embajadores.
  • Crear informes en los blogs y redes sociales.
  • Actualizar la página de los Eventos Fedora.

Referencias